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Milieu de travail
Le Service des immeubles est constitué de quatre sections : les services techniques, les services d’entretien ménager, les services des projets d’aménagement et les services auxiliaires. Le secteur des services techniques est responsable de l’opération et du maintien des actifs mécaniques, électriques et de plomberie de l’École tandis que le secteur des services des projets d’aménagement est responsable du maintien des actifs immobiliers et mobiliers ainsi que de l’aménagement des espaces. Le secteur des services d’entretien ménager est responsable du maintien de la propreté à l’intérieur de l’École et des aménagements des événements spéciaux et le secteur des services auxiliaires comprend une variété de services complémentaires tels les services de courrier et de messagerie, la reprographie, l’entretien extérieur des terrains et des édifices.
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Rôle et responsabilités
Le directeur ou la directrice opérations des immeubles est responsable de l’ensemble des activités des secteurs des services techniques et des projets d’aménagements. La personne titulaire de cet emploi planifie, organise, dirige et coordonne les opérations de ses secteurs d’activités et voit à ce que les politiques internes de l’entreprise ainsi que la réglementation soient respectées. En cohérence avec les plans, les orientations et les objectifs établis, elle gère les ressources humaines, financières et matérielles de ses secteurs d’activités. Elle collabore à la mise en œuvre des objectifs et des politiques établies de son secteur et voit à leurs applications. Elle veille à ce que les standards de la qualité des services offerts atteignent les objectifs visés.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
Responsabilités et tâches caractéristiques
- Participe au développement et à la mise en œuvre des orientations, des objectifs, des plans d’action et des priorités définit et élaborés en collaboration avec son supérieur immédiat et voit à leurs communications, à leurs mises à jour ainsi qu’à leurs applications.
- Planifie, organise, dirige et coordonne l’ensemble des activités de ses secteurs d’activités. Fait preuve de leadership et donne la direction souhaitée aux activités de ces secteurs dans le respect des orientations qui lui ont été transmises.
- Approuve les objectifs, les plans d'action, les calendriers et les normes de travail soumis par les responsables des services sous sa responsabilité. S’assure que les opérations sont réalisées au moindre coût et de façon conforme aux standards de HEC Montréal, respectent les échéanciers, les normes du Ministère, et les lois et règlements et codes exigés par les organismes gouvernementaux.
- Responsable du développement et de la mise en œuvre des programmes d’entretien et de réparation reliés à ses secteurs d’activités.
- Exécute les audits nécessaires aux plans d’entretiens, apporte des solutions lorsque des anomalies sont identifiées et recommande les changements lorsque requis.
- Lorsque requis, détermine les travaux à faire exécuter par des firmes externes.
- Accompagne les équipes à la préparation des appels d’offres, à la sélection des entrepreneurs et à la rédaction des contrats. Contrôle l’exécution des projets et s’assure que les conditions d’engagement sont respectées.
- S’assure du respect de l’application des politiques d’approvisionnement de ses secteurs d’activités sont respectées. S’implique lorsque requis dans la préparation des appels d’offres pour les mandats relatifs au renouvellement et au remplacement des actifs.
- En collaboration avec l’Approvisionnement, fait l’évaluation des projets et définit les mandats, rédige les documents, évalue les soumissions reçues et sélectionne les fournisseurs retenus.
- Veille au suivi des documents légaux : devis d’appels d’offre et de soumissions, contrats, assurances, cautionnements, hypothèques légales, etc.
- Contribue à la protection des personnes et des biens en mettant l’accent sur la prévention. S’assure du respect des lois et règlements en vigueur s’appliquant à son champ d’activité et notamment des lois et règlements encadrant la santé et la sécurité au travail.
- S’implique dans l’élaboration des projets d’entretien et de réparation, de la conception à la mise en service.
- Agit à titre d’expert auprès des équipes de projet et met en place des plans afin de s’assurer de minimiser les interruptions de service lors des travaux majeurs d’entretien et de réparation, en s’assurant d’optimiser la planification des séquences des activités lors de ces travaux.
- Collabore avec les équipes chargées des projets de remplacement des équipements, de leur mise à niveau ou de l’installation des nouveaux équipements.
- Rédige et transmet des communiqués informant l’ensemble de l’organisation ou les directions des services touchés lors des travaux pouvant causer une entrave aux édifices, à leur utilisation ou à leurs accès.
- Développe et maintient l’approche client au sein de son secteur de travail et en fait la promotion auprès de ses équipes.
- Développe et entretient des relations harmonieuses avec les fournisseurs, les différents services de HEC Montréal et les membres de la communauté universitaire.
- Évalue et analyse les résultats de ses services en regard des objectifs établis, voit à améliorer la productivité et à réduire les coûts et soumet ses recommandations à son supérieur, puis met en œuvre les solutions retenues.
- Se tient à l’affût des nouveautés, des réglementations et des tendances en matière de progrès techniques, énergétiques et environnementaux concernant les installations, les équipements et les services sous sa responsabilité, notamment en matière de développement durable et d’économie d’énergie.
Planification des ressources humaines, financières et matérielles
- Identifie la structure de travail et les besoins en ressources humaines pour atteindre les objectifs requis. Établit les prévisions annuelles en matière d’heures de travail, de personnel d’appoint, de ressources matérielles (mobilier, équipement, etc.) et de dépenses d’opération et soumet ses recommandations à son supérieur.
- Procède à l’embauche, à l’accueil et à l’intégration du nouveau personnel en milieu de travail.
- Crée et maintient une qualité de vie au travail et un climat satisfaisant et stimulant au sein de son équipe. Identifie et analyse les problèmes en matière de relations professionnelles et prend les mesures nécessaires pour y remédier.
- À l’intérieur des horaires et des congés fixés par la direction de HEC Montréal, autorise les congés et la période de congé annuel des employés de son équipe, contrôle la fréquence et la nature des absences et, lorsque requis, en fait rapport à son supérieur.
- En collaboration avec son supérieur, évalue le rendement des employés sous sa responsabilité à partir des instruments mis à sa disposition. Rencontre les membres de son équipe afin de définir les objectifs de travail et les moyens pour les atteindre et identifie les besoins de développement des compétences de son équipe.
- Participe à l’élaboration des prévisions budgétaires annuelles et l’administre en s’assurant de l’équilibre entre la minimisation des coûts d’opération et d’utilisation de l’énergie et la sécurité de l’environnement physique de la communauté.
- Participe à la planification, et à la préparation des budgets d’investissement afférents à ses secteurs d’activité (ex. : plan quinquennal, de rattrapage, entretien différé accumulé). Assure l’adéquation entre les biens meubles et immeubles et les activités de l’institution tout en maintenant l’équilibre entre la minimisation des coûts d’opération et la sécurité de l’environnement physique de la communauté.
- Contrôle et autorise les dépenses prévues au budget sous sa responsabilité selon les politiques en vigueur et transmet à son supérieur, pour approbation, toute dépense imprévue au budget; assure le suivi budgétaire de ses activités.
- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.
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| Section 3 bleue |
Profil recherché
- Baccalauréat en ingénierie ou dans une discipline jugée appropriée et un minimum de cinq années d'expérience de travail pertinentes, notamment en gestion de personnel*
- Être membre en règle de l’Ordre des ingénieurs du Québec
- Compétence en matière de planification et gestion tactique et opérationnelle
- Bonne connaissance des normes, codes et règlements liés à l’exploitation et à la gestion de bâtiments publics
- Excellente connaissance technique du matériel en usage à HEC Montréal et des logiciels propres au domaine (ex. : Autocad, Maximo)
- Très bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
- Partenariats d’affaires avec les différents secteurs de l’École afin d’assurer la satisfaction de la clientèle
- Vision systémique et habileté à déterminer les objectifs d’affaires, les priorités et enjeux importants
- Orienter vers l’action, l’organisation des activités, la gestion du temps et l’atteinte des résultats
- Capacité d’analyse, de prise de décision et courage managérial
- Capacité à gérer positivement le changement et mobiliser les équipes de travail
- Écoute, collaboration et gestion participative des employés
- Habilitation, reconnaissance, responsabilisation, encadrement et mesure des employés
- Négociation et gestion des conflits
- Aisance pour travailler avec des intervenants de divers niveaux hiérarchiques et au sein d’équipe pluridisciplinaires
- Disponible pour travailler à l’extérieur de l’horaire régulier et recevoir les appels d’urgence
- Connaissance du milieu universitaire (atout)
*Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.
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