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Description du poste

Adjointe exécutive au président et au secrétariat corporatif
Statut d'emploi Permanent
Statut horaire Temps plein
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COVID-19 : conformément aux recommandations sanitaires, notre processus d'embauche et d’accueil se fait entièrement à distance.

Prenez part à notre transformation!

Précurseure de l’assurance maladie au Québec, Croix Bleue du QuébecMD est la référence en matière d’assurance santé et d’assurance voyage individuelles. Déterminée à garantir la tranquillité d’esprit de ses client(e)s, de ses partenaires, de ses employé(e)s et de ses communautés, elle est devenue, au fil des années, la complice privilégiée de leur mieux-être. 

Prendre soin des gens fait partie intégrante de notre culture. Nous faisons tout pour encourager l’épanouissement de nos employé(e)s et leur offrir le meilleur équilibre de vie.

Pour en savoir plus sur nous, consultez notre site Web.

Pourquoi nous avons besoin de vous :

Relevant du président et chef de la direction, vous prendrez pleinement en charge les activités reliées au soutien administratif avec courtoisie et professionnalisme. Vous appuierez la secrétaire corporative dans ses fonctions et agirez comme une personne-ressource auprès des différents intervenants internes et externes de l’organisation.

Vos responsabilités en détail :

Support administratif pour le président

  • Organiser et planifier diverses réunions et comités pour le président et à l’occasion pour les membres de l’équipe de direction;
  • Effectuer le suivi des dossiers à la suite des réunions ou comités en s’assurant de recevoir, dans les délais requis, les informations demandées, en informant les personnes concernées des décisions prises et en procédant à l’envoi de documents, si nécessaire;
  • Organiser occasionnellement les déplacements du président, ainsi que certains membres de la direction.
  • Effectuer le suivi du budget opérationnel du bureau du président;
  • Gérer les comptes de dépenses du président et des administrateurs ainsi que les demandes de paiement;
  • Établir et tenir à jour le système de classement de la direction.

Secrétariat corporatif

  • Appuyer la secrétaire corporative dans la planification et l’organisation des rencontres des conseils d’administration et de l’assemblée annuelle, incluant la préparation des ordres du jour et le dépôt des documents;
  • Préparer certains projets de procès-verbaux;
  • Gérer les paiements relatifs à la rémunération des administrateurs;
  • Administrer l’outil Diligent ainsi que tenir et mettre à jour le système de classement des dossiers relatifs aux conseils et comités;
  • Organiser occasionnellement des évènements tels que des cocktails dinatoires ou des repas pour les conseils d’administration.

Vos compétences pour réussir :

  • Autonomie, rigueur, efficacité et polyvalence;
  • Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
  • Facilité d’adaptation, souci de la discrétion et de la confidentialité;
  • Habileté à travailler sous pression et à respecter les échéanciers avec un minimum de supervision;
  • Esprit d’initiative et aisance dans les relations interpersonnelles;
  • Souci du détail et de la qualité du travail.

Exigences du poste :

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent;
  • Un minimum de dix années d’expérience à titre d’adjointe de direction; une expérience auprès d’un secrétariat corporatif ou d’un conseil d’administration (atout);
  • Très bonne connaissance d’Office 365, de Word et de Power Point;
  • Maîtrise du français et bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Une connaissance de la plateforme Diligent (atout).

Ce qu'on vous offre :

  • Salaire compétitif et boni annuel;
  • Possibilité de télétravail et horaire flexible;
  • Régime d’assurance collective, incluant entre autres, les soins dentaires et de la vue ainsi que l’assurance voyage;
  • Compte mieux-être de 400 $ et accès à un programme d’aide aux employés;
  • Régime de retraite à prestations déterminées;
  • Service de télémédecine;
  • Équipe accueillante et la chance de travailler sur une grande variété de projets.

Nous remercions tous les candidat(e)s qui démontrent de l’intérêt pour ce poste.
Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.