L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Secrétaire. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

Reconnu comme le leader universitaire en formation continue au Québec, ÉTS Formation compte sur une équipe de plus de 100 formateurs parmi les meilleurs et actifs sur le terrain. Plus de 600 formations sont offertes chaque année à des cadres, professionnels et techniciens, dans les domaines de la gestion de projet, du management, des TI, des compétences professionnelles et autres spécialités.

La personne retenue sera appelée à : 

• Offrir à l'accueil ou à distance un service à la clientèle exemplaire.
• Traiter sans délai les dossiers clients, de l’inscription à la facturation.
• Orienter les clients vers les bonnes formations.
• Se distinguer par son efficacité lors de la révision ou de la mise en page de textes.
• Être positive et collaborer en continu avec notre super équipe.
  

Au quotidien votre rôle sera de : 

• Organise quotidiennement l’accueil, la logistique et le suivi des participants : prépare le café, fait signer les feuilles de présence, remet les coupons, installe le matériel dans les salles et dirige les participants.
• À la fin de chaque formation en salle, se présente devant le groupe pour le remercier et présenter le formulaire d’évaluation à remplir puis envoie les attestations de participation par courriel.
• Fait le suivi des inscriptions, des reports et des listes d’attente. Communique avec les participants dans la gestion de leur dossier d’inscription.
• Met au besoin à jour les bases de données sur les sites web partenaires.
• Développe en tout temps de bons liens avec l’équipe, les formateurs et les participants externes dans un souci de maintenir et d’améliorer de la qualité du service à la clientèle.
• Saisit et transcrit, à l’aide d’un logiciel de traitement de texte, de données ou autre logiciel de même nature, divers documents tels que lettres, rapports, examens, plans ou notes de cours, demandes de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Effectue la mise en page de documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Rédige de la correspondance relative à son travail.
• Effectue la saisie des données pour la mise à jour des listes téléphoniques et des applications informatisées courantes de son unité administrative. Produit des listes et des rapports à l’aide de logiciels appropriés.
• Contribue aux études de marché ou à différentes tâches marketing en faisant des recherches sur le Web ou via des appels téléphoniques.
• Exécute et assure le suivi d’opérations administratives qui lui sont confiées. Remplit les formulaires utilisés dans son unité et applique les directives établies.
• Participe à la préparation et au déroulement d’événements ou d’opérations spéciales ou spécifiques de son unité administrative.
• Tient à jour des fiches, listes, bottins, répertoires, etc.; assume la responsabilité du système de classement et des tableaux d’affichage. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier. Effectue les travaux de photocopie, trie, pagine et assemble des documents.
• Effectue des tests de connexion Zoom avec des clients pour leur montrer les principales fonctionnalités de la plateforme, au besoin.

Scolarité: Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience: Minimum de deux (2) ans d'expérience pertinente.

Autres :

• La suite Microsoft Office n’a pas de secret pour vous. Word, Excel, PowerPoint, SharePoint et les outils de travail collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.
• Vous avez une parfaite maîtrise de la langue française et de bonnes compétences rédactionnelles.
  
• On vous a souvent complimenté pour votre sens de l'organisation, votre autonomie et vos belles initiatives.
• Vous vous démarquez par votre dynamisme, votre enthousiasme, votre facilité pour les relations interpersonnelles et votre esprit d’équipe.
  
• Vous savez faire preuve de flexibilité et possédez une grande capacité d'adaptation.
• Votre débrouillardise et votre sens du service à la clientèle vous incitent à donner le meilleur de vous-même. 
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative

Alors, vous avez le profil recherché pour vous joindre à l’équipe de ÉTS Formation?

Nous avons hâte de vous rencontrer!

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente RH, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d’une entrevue.

*Horaire de travail particulier :

Travail en présentiel, 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 7 h 30 à 11 h 30 et de 12 h 30 à 15 h 30

Les candidat(e)s retenu(e)s seront invités à passer des tests de bureautique en lien avec les exigences du poste.