Description du poste

Adjoint(e) Administratif(ve) (Contrat de 12 mois)
Emplacement Place Ville Marie (Montréal, QC)
Service Place Ville Marie - Bureau
Type de poste Contractuel
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Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Ivanhoé Cambridge s’associe dans le monde entier à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel/logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 60,4 G$ CA au 31 décembre 2020. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.

 

Service : Place Ville Marie

Type de poste : Contractuel – Remplacement congé de maternité (12 mois)

Des défis à la hauteur de vos talents!

Dans l'exécution de vos fonctions, vous effectuerez différentes tâches reliées au poste d’adjointe Relations clients.

  • Effectuer le travail général de soutien administratif en respectant les procédures et standards en vigueur : rédaction de divers documents tels que rapports, correspondances, notes de service, avis aux locataires, contrats, procédures et présentations PowerPoint (français et anglais); traduction et révision de documents; traitement de soumissions, bons de commandes, factures et notes de frais; classement, photocopies, rapport de dépenses, etc.;
  • Gérer l’agenda, planifier les déplacements et organiser les rencontres de son supérieur avec plusieurs intervenants à l’interne et à l’externe;
  • Agir en tant que personne-ressource en l’absence de son supérieur afin de répondre aux demandes des locataires et/ou acheminer aux personnes ressources appropriées;
  • Organiser et produire les procès-verbaux de différents comités ou réunions (français/anglais);
  • Mettre à jour différentes bases de données, répertoires, organigrammes, rapports, tableaux de suivis ou autres documents de référence;
  • Effectuer le suivi des dossiers et des projets en cours auprès des locataires et autres intervenants internes et externes;
  • Effectuer le suivi des demandes pour les espaces vélos, vestiaires/douches, etc;
  • Effectuer des inspections d’entretien ménager dans les bas niveaux ;
  • S’assurer du respect des systèmes de classement et des procédures associées, tant informatique que physique, et faire le suivi des accès aux répertoires informatiques;
  • Préparer les feuilles de temps et mettre à jour l’horaires de vacances pour les membres de l’équipe;
  • Coordonner les invitations destinées aux locataires et organiser les événements locataires de façon ponctuelle;
  • Coordonner les systèmes informatiques et téléphoniques, le contrôle de l’accès au bureau, etc.;
  • Gérer la boîte courriel Relations Clients et répondre à toutes les demandes (demande d’accès, coupures, travaux, avis et toutes autres questions des locataires)
  • Assurer l’accueil et la gestion de la réception (accueillir les locataires et visiteurs externes, gestion du courrier et traitement des chèques, répondre au téléphone, gérer les agendas des salles de réunions)
  • Veiller à la saine gestion des espaces communs du bureau (réception, cuisine, salles de conférence, salle des imprimantes et photocopieurs et papeterie) avec l’Adjointe administrative de la Directrice immobilière;
  • Remplacement de l’adjointe administrative de la Directrice immobilière de PVM, lors de ses congés/vacances/maladie.
  • Effectuer des bons de commandes ;
  • Effectuer toutes autres tâches requises à ses fonctions.

 

Connaissances et aptitudes requises
  • Diplôme d’études collégiales en technique de bureautique et un minimum de 5 années d'expérience pertinente en secrétariat;
  • Excellent français et anglais (parlé et écrit) et capacité à traduire des documents dans les deux langues;
  • Maîtrise de la suite Office (nécessaire), et JDE (un atout);
  • Bonne aptitude à établir des priorités changeantes et désir marqué de travailler dans un contexte en constante évolution;
  • Capacité à gérer des tâches multiples, à travailler de manière autonome et sous pression;
  • Capacité à travailler de façon efficace et efficiente au sein d’une équipe;
  • Diplomatie, rigueur, dynamisme, sens de l’organisation prouvé et sens aigu de la confidentialité.

 

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

 

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

L’engagement d’Ivanhoé Cambridge en matière de diversité et d’inclusion s’étend à l’ensemble de ses activités. Des accommodements sont offerts aux candidats qui en font la demande, et ce, à toutes les étapes du processus de sélection. Nous sommes fiers de créer un milieu de travail favorisant la réussite de tous nos employés. Veuillez nous informer de quelconques accommodements nécessaires afin d’assurer que vous ayez accès à un processus juste et équitable. Toute information reçue relativement aux accommodements sera traitée de façon confidentielle.