| Section 2 grise |
Rôle et responsabilités
L’adjoint ou l’adjointe aux activités professorales est responsable du secrétariat auprès d'une équipe de professeurs, de maîtres d’enseignement et de chargés de cours.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
- Voit à l'organisation matérielle des cours :
- Crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours, transcrit les plans de cours;
- Compile les résultats d’examens et diffuse l’information dans HEC en ligne;
- Transcrit les horaires de cours, établit l’horaire des travaux pratiques;
- Commande divers documents pédagogiques;
- Fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe;
- Effectue les déclarations de droits d’auteur (Savia);
- Assure le suivi des examens (montage, lecture, correction du français, mise en page selon les standards établis par la Direction)
- Assure le suivi des demandes d’absences motivées, cas spéciaux, examens différés ou examens différents.
- Reçoit les étudiants et les visiteurs et les dirige aux endroits appropriés. Répond au téléphone, aux courriels, aux conversations TEAMS et fournit divers renseignements.
- Informe les professeurs, maîtres d’enseignement et les chargés de cours des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle de leurs cours.
- Trie le courrier et le transmet aux personnes concernées. Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale. Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.
- De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées et prépare les documents en conformité avec les échéanciers des autres unités de l’école.
- Procède à la création et à la programmation des remises de travaux pour les différentes évaluations des cours.
- Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports…); compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.
- Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
- Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal :
- Relevés de dépenses
- Demandes d’autorisation d’engagement;
- Demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel;
- Demandes de bourse;
- Tout autre formulaire interne à HEC Montréal.
- Assure un soutien administratif :
- Voit à l’organisation logistique et matérielle des réunions;
- Gère des budgets de recherche et autres activités de recherche et d’enseignement.
- Soutient techniquement les professeurs dans l’utilisation de certains logiciels.
- En l’absence de l’adjointe de direction peut, à l’occasion, effectuer divers travaux en support à la direction du département.
- Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail;
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| Section 3 bleue |
Profil recherché
- Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente*
- Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)
- Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, WorldPress, Rhytmyx, etc.
- Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira.
- Habiletés dans les relations interpersonnelles
- Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes
- Capacité de travailler en équipe
- Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints
- Autonomie et initiative
*Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.
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