| Section 1 bleue |
Poste temporaire, pour une durée approximative de 8 mois
Milieu de travail
Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.
Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.
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| Section 2 grise |
Rôle et responsabilités
L’agent ou l’agente aux activités fournit des renseignements à la clientèle de son secteur de travail, et effectue un ensemble de tâches administratives en soutien au traitement du cheminement des dossiers étudiants et des activités du programme.
Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :
- Approuve les cas d’absences motivées aux examens et effectue le suivi auprès des intervenants concernés. Soumet à son supérieur les cas litigieux.
- Traite les demandes d’examens spéciaux (prolongation de la durée de l’examen, examen à distance, etc.), et informe l’étudiante ou l’étudiant des modalités particulières appliquées dans son cas. Assure le suivi auprès des personnes appropriées.
- Selon le calendrier opérationnel établit, prépare et diffuse les communications générales à l’intention de la clientèle desservie. Tient à jour les listes de diffusion.
- Prépare la correspondance, les modèles de lettre, les textes, les notes, les tableaux, les formulaires et les rapports à partir des demandes, de brouillons ou de fichiers existants, et corrige les textes ainsi produits.
- Saisit, modifie et tient à jour les données des candidats potentiels et des dossiers étudiants dans les systèmes de gestion informatisés, conformément aux résultats ou décisions découlant de l’étude des dossiers : verdict d’admission, cours préalable, inscription, résultats, sanctions, etc.
- Prépare les communications appropriées à la communauté étudiante et en contrôle la qualité.
- Traite les demandes d’autorisation d’études hors établissement, au besoin.
- Organise les processus et les activités de l’ensemble du programme.
- Répond aux demandes d’information relatives aux programmes de son secteur et aux règlements régissant l’activité étudiante. Dirige les demandes vers les personnes appropriées ou rencontre les étudiantes et étudiants, au besoin.
- Compile, organise et tient à jour les données et décisions relatives aux activités de son secteur.
- Extrait des données, les valide, les traite, les transforme, de manière à produire des listes, des indicateurs ou des graphiques, selon les besoins.
- Prépare les dossiers pour analyse et les transmet aux membres de son équipe ou à d’autres collègues. Effectue la cueillette, la synthèse et l’agencement de renseignements nécessaires à l’étude.
- Reçoit et filtre les demandes attribuées à son équipe, et accueille la clientèle, si en présentiel. Tient à jour l’agenda de son secteur de travail.
- Soumet tout dossier requérant une attention particulière et présente ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.
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| Section 3 bleue |
Profil recherché
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une discipline jugée équivalente et un minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente*
- Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
- Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
- Maîtrise des logiciels de bureautique (niveau avancé), notamment les fonctions de la suite Microsoft Office
- Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.
- Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
- Capacité d’analyse, de concentration et de synthèse
- Sens de l’organisation et de la planification, initiative et autonomie
- Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément, et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress
- Capacité d’adaptation aux changements
- Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
- Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
- Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
- Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)
- Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP) (atout)
*Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.
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